Rangement : Trier et ranger les papiers

Suite à une discussion entre collègues il y a quelques temps, je me suis que je pourrais partager ici ma stratégie de rangement des papiers chez nous.

Cette stratégie tient en 3 étapes associées à 3 lieux dans notre appartement. 

Étape 1 : Le dessus du placard de l’entrée (à côté du fameux vide poche)
Lorsque du courrier arrive, il est déposé à cet endroit. Régulièrement (cela peut varier de tous les 3 jours à toutes les 3 semaines …), un premier tri est effectué : ouverture des enveloppes (si ce n’est pas déjà fait) et tri du contenu, élimination des catalogues et publicités diverses (après les avoir feuilletés).
A ce moment-là, il ne reste souvent qu’un tiers du volume de papier original. 

Étape 2 : La bannette du bureau 
Les papiers à traiter le sont soit immédiatement,soit plus tard après avoir été déposés sur notre bureau pour y penser à chaque fois que l’on s’installe devant l’ordinateur … Si ces papiers nécessitent seulement d’être classés (ce qui le cas le plus fréquents), ils sont juste déposés dans notre bannette, en attendant d’être archivés. 

Étape 3 : les pochettes et boites d’archives par thème du placard 
3 à 4 fois par an (c’est-à-dire lorsque la bannette déborde …) je classe et archive tous nos papiers. Pour cela, je fais des piles par catégories, qui finissent par recouvrir toute notre table à manger !
Dans chaque catégorie (relevés de comptes, bulletin de salaires, attestation d’assurance, relevé de gaz et d’électricité …), je classe les papiers par date (le plus récent au-dessus).
Enfin, je sors une à une nos boites d’archives et je classe les papiers de chaque catégorie dans sa pochette dédiée.

Cependant lors de mon dernier "grand archivage", j’ai remarqué que mes pochettes commençaient à être sérieusement gonflées et que d’ici peu, je ne pourrais plus rien ajouter. J’ai donc décidé de me renseigner sur quel papier doit être gardé, pourquoi et combien te temps !

J’ai trouvé une grande partie de mes réponses sur le site officiel de l’administration française, ainsi que dans un article du site "60 millions de consommateurs". 

Voici donc un petit résumé des durées de conservations des documents courants, qui m’a permis de faire un peu de vide : 

Famille 
- Actes d'état civil, livret de famille : conservation à vie
- Passeport, carte d’identité : conservation jusqu’au renouvellement (même s’ils sont périmés) 
- Avis de versement d'allocations familiales : 3 ans (délai dont dispose la CAF pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées ; hors fraude)

Santé
- Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé : conservation à vie
- Dossier médical (certificats, examens, comptes rendus opératoires, radiographies …) : conservation à vie (ces documents permettant de suivre l’état de santé peuvent se révéler utiles en cas de rechute) 
- Documents liés à un accident du travail (remboursements, indemnités journalières, certificats et examens médicaux) : conservation à vie (en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé) 
- Ordonnances, variable :
     - pour la délivrance de la plupart des médicaments courants : 1 an
     - pour les lunettes (au-delà de 16 ans) : 3 ans 
     - pour les ordonnances liées à une maladie chronique : conservation à vie
- Décompte de remboursement de Sécurité sociale : 2 ans (délai dont dispose la CPAM pour réclamer le remboursement de sommes indûment versées ; hors-fraude) 
- Preuves du versement d'indemnités journalières : au minimum jusqu’à la retraite
- Attestation de carte vitale : ne garder que l’attestation en cours de validité et jeter les anciennes
- Contrat d’adhésion à une mutuelle : conservation pendant toute la durée du contrat + 10 ans à compter de la résiliation
- Carte et demandes de remboursement de mutuelle : variable (voir les délais prévus dans le contrat pour adresser décomptes ou factures et demander un remboursement) 
- Décompte de remboursement de mutuelle : à priori 2 ans, ou dès que le crédit a été vérifié sur le relevé de compte
- Honoraires de médecin ou factures de frais de séjour hospitalier : entre 2 et 4 ans

Travail 
- Diplômes : conservation à vie
- Tout ce qui concerne la vie professionnelle (bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travail, attestations de Pôle Emploi, relevé de points de retraite, lettre de licenciement, solde de tout compte, arrêts de travail …) : conservation à vie (au minimum jusqu’à la retraite)

Impôts 
- Déclarations de revenus et avis d'imposition sur le revenu : 3 ans à compter de l'année qui suit l'année d'imposition (i.e. déclaration 2010 à conserver jusqu'à la fin 2013) 
- Avis d'impôts locaux (taxe foncière, taxe d'habitation) : 1 an (à conserver jusqu'à la réception de l'avis suivant car il peut servir pour différentes démarches) 
- Les attestations de paiement des impôts : 5 ans (les délais pendant lesquels le Trésor Public peut poursuivre le contribuable et le contraindre à payer sont de 4 ans, à compter de l’avis de mise en recouvrement) 
- Contraventions (avis et référence de paiement) : 3 ans (la prescription des poursuites est d’1 an, mais celle des peines de 2 ans)

Banque 
- Tickets de caisse / de CB (achat ou distributeur) : à jeter dès que le débit a été vérifié sur le relevé de compte (garder tout de même les tickets pouvant servir de garantie ou de preuve d'achat  pour l’assurance en cas de sinistre ou de vol, tant que l’on détient ces biens ; cf  "consommation" plus bas) 
- Relevés de compte, talons de chèques : 10 ans (même si au-delà de 5 ans, impossible d’engager la responsabilité de la banque en cas d’erreur, car ils permettent d’apporter une preuve de paiement) 
- Contrat de prêt immobilier : 2 ans (à compter de la dernière échéance) 
- Crédit à la consommation (contrat et relevés mensuels) : 2 ans (après le paiement de la dernière mensualité) et au minimum 5 ans après la souscription du contrat (délai pour contester celui-ci en cas d’irrégularité) 
- Chèques à encaisser : 1 an et 8 jours (au-delà, la banque n'a pas à les payer mais la dette n'est pas éteinte)

Assurance 
- Contrat d’assurance habitation, automobile, responsabilité civile… : conservation pendant toute la durée des contrats + 10 ans à compter de leur résiliation (au cas où votre responsabilité était recherchée dans le cadre d’une ancienne affaire) 
- Quittance de prime et avis de résiliation :10 ans (conserver le double du courrier de résiliation et l’avis de réception) 
- Dossiers de sinistres (courriers, factures, preuves de versement, expertises, certificats médicaux…), que vous soyez auteur ou victime : 5 ans en cas de dommage matériel ou 10 ans à compter de la consolidation en cas de dommage corporel.
- Contrat d’assurance-vie : conservation à vie (ou 10 ans après la résiliation du contrat ou à compter de la date du décès) 

Logement 
- Factures d’électricité et de gaz : 5 ans (le fournisseur ne peut réclamer de facturation plus de 2 ans en arrière)
- Factures d'eau : 2 ans pour une entreprise distributrice privée (ou mixte) ou 4 ans pour une commune ou un groupement de communes (public)
- Factures de téléphone (fixe et mobile), accès internet/TV : 1 an
- Preuve de restitution de matériel (type box internet) : 2 ans à compter de la restitution
- Factures d’entretien périodique (chauffage, ramonage…) : au minimum une année sur l’autre
- Factures liées à des travaux :10 ans minimum (et jusqu’à la revente du bien si propriétaire) 
- Titre de propriété : jusqu’à la revente du bien
- Copropriété : 
     - règlement et procès-verbaux d’assemblée générale : jusqu’à la revente du bien 
     - correspondances avec le syndic, décomptes et justificatifs de paiement de charges : 10 ans
- Documents concernant la vente (ou donation ou succession) d'un bien immobilier : 10 ans
- Location : 
     - bail : durée de la location + 5 ans 
     - quittances, état des lieux, décomptes de charges : 5 ans (y compris après avoir quitté le logement)

Consommation 
- Factures d’achat, tickets de caisse : 
     - soit pour faire valoir la garantie : conservation jusqu’à la date d’expiration de cette garantie 
     - soit pour justifier auprès de l’assurance de la valeur de biens, en cas de sinistre ou de vol : tant que l’on possède les biens
- Certificat de garantie : jusqu’à la date d’expiration de cette garantie
- Facture de prestation de services (garagiste, plombier, déménageur) : 5 ans (délai pendant lequel il est possible d’engager la responsabilité de l’entrepreneur en cas de mauvaise exécution) 
- Automobile (facture d'achat, carte grise de la voiture, carnet d’entretien, factures de réparation automobile, assurance) : durée de conservation du véhicule + 5 ans à partir de la revente (afin de justifier des travaux réalisés en cas de litige avec l’acheteur) 

Et vous, c'est quoi votre méthode pour gérer tous vos papiers ?!